Denna integritetspolicy är avsedd att informera dig om hur dina personuppgifter behandlas när du kontaktar oss via e-post eller telefon eller använder Vikan-webbplatsen. https://vikan.com (i det följande kallad webbplatsen) och/eller tjänsten My Vikan (i det följande kallad My Vikan), som är en användarplattform som är tillgänglig för registrerade användare och tillhandahålls via webbplatsen.

A. Personuppgiftsansvarig

Webbplatsen och My Vikan tillhandahålls av Vikan A/S, Rævevej 1, 7800 Skive, Danmark, registrerat i danska centrala företagsregistret (Det Centrale Virksomhedsregister, CVR) under registreringsnummer 10290147 (Vikan, vi eller oss).

Vi fungerar som personuppgiftsansvarig med avseende på webbplatsen och My Vikan samt om du kontaktar oss per e-post eller telefon.

Vikan har inte utsett någon dataskyddsombud (DPO). Eventuella frågor angående denna integritetspolicy eller behandlingen av personuppgifter kan ställas till privacyprotection@vikan.com.

B. Beskrivning av databehandling och dess syften

Om du skickar ett e-postmeddelande eller ringer till oss, samlar vi in och behandlar personuppgifter rörande dig. Syftet med vår behandling är att behandla dina hänvändelser, inklusive att svara på dina förfrågningar.

Vår rättsliga grund för denna behandling är vårt berättigade intresse (se GDPR artikel 6 (1) (f)). Vårt berättigade intresse avser vår kundvård och möjligheten att kommunicera med dig.

De personuppgifter vi behandlar innefattar ditt namn och de kontaktuppgifter du lämnar till oss samt eventuell annan information du lämnar till oss i samband med din förfrågning.

Vi lagrar uppgifterna tills vi har hanterat din förfrågning samt under en lagringsperiod på två år.

När du använder webbplatsen kan vi samla in och behandla personuppgifter när du interagerar med oss eller accepterar vår användning av cookies. Nedan specificeras vår behandling av dina personuppgifter för var och en av de funktioner och tjänster du använder.

i) När du accepterar vår användning av cookies

När webbplatsen lagrar information på eller får tillgång till information från slutenheter (cookies) inhämtar vi ditt samtycke när det krävs enligt dansk cookie-lagstiftning (Cookiebekendtgørelsen). Utan samtycke används endast teknik som är absolut nödvändig för att tillhandahålla de tjänster du uttryckligen begär.

Se vår cookiepolicy för information om vår personuppgiftsbehandling med cookies. Vår cookiepolicy finns tillgänglig på https://www.vikan.com/int/cookie-policy eller via sidfoten på varje landningssida.

ii) Kontaktformulär

När du använder våra kontaktformulär behandlar vi dina personuppgifter i syfte att kontakta dig för att svara på dina förfrågningar. När vi begär information anger vi alltid om det är frivilligt eller obligatoriskt att lämna informationen för att den begära åtgärden ska kunna utföras.

Vår rättsliga grund för denna behandling är ditt samtycke (se GDPR artikel 6 (1) (a)).

De personuppgifter vi behandlar innefattar ditt namn och de kontaktuppgifter du lämnar till oss samt eventuell annan information du lämnar till oss i samband med dina förfrågningar.

Vi lagrar uppgifterna tills vi har hanterat din förfrågning samt under en lagringsperiod på två år. Om du har ett My Vikan-konto och vi kan koppla dina personuppgifter till ditt konto, lagrar vi uppgifterna i två år efter att du har raderat ditt My Vikan-konto eller i två år efter din senaste inloggning på My Vikan, beroende på vilket som är längst.

När du använder webbplatsen kan vi samla in och behandla personuppgifter när du interagerar med oss eller accepterar vår användning av cookies. Nedan specificeras vår behandling av dina personuppgifter för var och en av de funktioner och tjänster du använder.

i) När du accepterar vår användning av cookies

När webbplatsen lagrar information på eller får tillgång till information från slutenheter (cookies) inhämtar vi ditt samtycke när det krävs enligt dansk cookie-lagstiftning (Cookiebekendtgørelsen). Utan samtycke används endast teknik som är absolut nödvändig för att tillhandahålla de tjänster du uttryckligen begär.

Se vår cookiepolicy för information om vår personuppgiftsbehandling med cookies. Vår cookiepolicy finns tillgänglig på https://www.vikan.com/int/cookie-policy eller via sidfoten på varje landningssida.

ii) Kontaktformulär

När du använder våra kontaktformulär behandlar vi dina personuppgifter i syfte att kontakta dig för att svara på dina förfrågningar. När vi begär information anger vi alltid om det är frivilligt eller obligatoriskt att lämna informationen för att den begära åtgärden ska kunna utföras.

Vår rättsliga grund för denna behandling är ditt samtycke (se GDPR artikel 6 (1) (a)).

De personuppgifter vi behandlar innefattar ditt namn och de kontaktuppgifter du lämnar till oss samt eventuell annan information du lämnar till oss i samband med dina förfrågningar.

Vi lagrar uppgifterna tills vi har hanterat din förfrågning samt under en lagringsperiod på två år. Om du har ett My Vikan-konto och vi kan koppla dina personuppgifter till ditt konto, lagrar vi uppgifterna i två år efter att du har raderat ditt My Vikan-konto eller i två år efter din senaste inloggning på My Vikan, beroende på vilket som är längst.

iii) Prenumeration på nyhetsbrev

När du prenumererar på vårt nyhetsbrev behandlar vi dina personuppgifter i syfte att skicka vårt nyhetsbrev till dig samt för att dokumentera ditt samtycke till att motta elektronisk marknadsföring.

Vår rättsliga grund för denna behandling är ditt samtycke (se GDPR artikel 6 (1) (a)) samt uppfyllande av en lagstadgad skyldighet (se GDPR artikel 6 (1) (c)).

De personuppgifter vi behandlar innefattar ditt samtycke till att motta elektronisk marknadsföring, ditt namn, din e-postadress, din IP-adress samt tidpunkten när du lämnade samtycke till att motta elektronisk marknadsföring, tidpunkten när du återkallade samtycket samt tidpunkten när vi senast skickade elektronisk marknadsföring till dig.

Vi lagrar uppgifterna i två år efter att du återkallat ditt samtycke till att motta elektronisk marknadsföring eller efter att vi senast utnyttjade ditt tillstånd att skicka elektronisk marknadsföring till dig, beroende på vilket som är längst.

När du prenumererar på vårt nyhetsbrev behandlar vi dina personuppgifter i syfte att skicka vårt nyhetsbrev till dig samt för att dokumentera ditt samtycke till att motta elektronisk marknadsföring.

Vår rättsliga grund för denna behandling är ditt samtycke (se GDPR artikel 6 (1) (a)) samt uppfyllande av en lagstadgad skyldighet (se GDPR artikel 6 (1) (c)).

De personuppgifter vi behandlar innefattar ditt samtycke till att motta elektronisk marknadsföring, ditt namn, din e-postadress, din IP-adress samt tidpunkten när du lämnade samtycke till att motta elektronisk marknadsföring, tidpunkten när du återkallade samtycket samt tidpunkten när vi senast skickade elektronisk marknadsföring till dig.

Vi lagrar uppgifterna i två år efter att du återkallat ditt samtycke till att motta elektronisk marknadsföring eller efter att vi senast utnyttjade ditt tillstånd att skicka elektronisk marknadsföring till dig, beroende på vilket som är längst.

När du använder My Vikan samlar vi in och behandlar personuppgifter. Vi specificerar vår behandling av dina personuppgifter för var och en av de funktioner och tjänster du använder nedan:

i) När du skapar ett användarkonto

När du skapar ett användarkonto på My Vikan behandlar vi dina personuppgifter i syfte att ge dig åtkomst till tjänsten My Vikan, baserat på din begäran om ett användarkonto. Detta innefatta upprätthållande av säkerhets-, integritets- och revisionsloggar.

Vår rättsliga grund för denna behandling är vårt verkställande av ett avtal (se GDPR artikel 6 (1) (b)).

De personuppgifter vi behandlar innefattar namn, e-postadress, befattning/titel och företag samt inloggningsuppgifter.

Vi lagrar uppgifterna i två år efter att du har raderat ditt konto eller i två år efter din senaste inloggning på My Vikan, beroende på vilket som är längst.

ii) När du använder funktioner på My Vikan

När du loggar in på My Vikan och börjar använda de funktioner som tillhandahålls, som nedladdning av material, åtkomst till material, användning av tidstämplar för digitala verktyg, verktygsinteraktioner, preferenser och genererade resultat, behandlar vi dina personuppgifter med syfte att bedriva kundvårdsorienterad marknadsföring, inklusive beteendebaserad marknadsföring. Detta innebär att vi spårar och loggför din användning av tjänsten för att på olika sätt kunna förse dig med relevant marknadsföringsinformation, erbjuda dig personligt anpassat innehåll eller rekommendationer samt tillhandahålla kundsupport. Vår kundvårdsorienterade marknadsföring innefattar hantering av vår relation till återförsäljare.

För detta syfte innefattar vår behandling även nedanstående.

Automatisering och segmentering av marknadsföring

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att analysera interaktioner med vår webbplats och My Vikan samt vår kommunikation per telefon och e-post, för poängsättning, bedömning och segmentering av potentiella kunder. Detta innefattar användning av automatiseringssystem för marknadsföring, för att utvärdera engagemang och identifiera potentiella kunder, som kan kontaktas av Vikans säljpersonal.

Profilering och automatiserat beslutsfattande

Vi utför profilering i form av poängsättning, bedömning och segmentering av potentiella kunder samt för analys av interaktioner med webbplatsen, My Vikan och digitala verktyg. Profilering utförs i syfte att skräddarsy marknadsföringsaktiviteter, öka kundengagemanget, identifiera relevant innehåll och bedöma om en potentiell kund kan kontaktas av Vikans säljpersonal.

Vi genomför inte automatiserade beslut som medför rättslig påverkan eller annan betydande påverkan för dig. Alla beslut som rör kundrelationer, marknadsföringsaktiviteter eller försäljningsinsatser innefattar mänsklig bedömning.

Vår rättsliga grund för denna behandling är ditt samtycke (se GDPR artikel 6 (1) (a)).

De personuppgifter vi behandlar innefattar identitet, teknisk användarinformation som IP-adress, webbläsar- och enhetsinformation, användningsinformation relaterad till din aktivitet inom My Vikan, orderregister och korrespondens samt annan information om affärsrelationer.

Vi behandlar också dina personuppgifter i syfte att förbättra våra verktyg, produkter och tjänster, baserat på faktisk användning. Detta innebär att vi loggför din användning av webbplatsen och My Vikan för att förstå användningsmönster och ta reda på hur du använder vår tjänst samt hur vi kan förbättra tjänsterna och den allmänna användarupplevelsen.

Vår rättsliga grund för denna behandling är vårt berättigade intresse (se GDPR artikel 6 (1) (f)).

De personuppgifter vi behandlar innefattar identitet, teknisk användarinformation som IP-adress, webbläsar- och enhetsinformation, användningsinformation relaterad till din aktivitet inom My Vikan, orderregister och korrespondens samt annan information om affärsrelationer.

Vi lagrar uppgifterna i två år efter att du har raderat ditt My Vikan-konto eller i två år efter din senaste inloggning på My Vikan, beroende på vilket som är längst.

Vid behandling av dina personuppgifter använder vi tjänsteleverantörer för att tillhandahålla funktionalitet och understödjande IT-system. Om tjänsteleverantörer (personuppgiftsbiträden) behandlar personuppgifter för vår räkning har vi ingått personuppgiftsbiträdesavtal med dessa personuppgiftsbiträden och avtalat lämpliga garantier för att säkerställa skydd av personuppgifter. Vi väljer våra personuppgiftsbiträden med omsorg. De behandlar personuppgifter uteslutande i syfte att fullgöra sina skyldigheter och är kontraktsmässigt bundna av våra instruktioner, har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för skydd av personuppgifter och övervakas kontinuerligt av oss.

Vi delar också dina personuppgifter, som förfrågningar, nedladdningar, åtkomst till material, användning av tidsstämplar för digitala verktyg, verktygsinteraktioner, preferenser och genererade resultat med våra företag i Vikan-koncernen och distributionspartner, för att hjälpa dem i deras marknadsförings- och kundvårdsaktiviteter.

Vidare kan personuppgifter som behövs för att utföra leveranser tillgängliggöras för leverantörer, speditörer och liknande, vilka väljs av Vikan. Detta tillgängliggörande är nödvändigt för fullgörande av avtal, i överensstämmelse med artikel 6(1)(b) i GDPR.

Som personuppgiftsbiträde använder vi Salesforce, Inc. i USA för att lagra och behandla personuppgifter på webbplatsen och My Vikan backend. Eftersom denna tjänsteleverantör är baserad i USA kan åtkomst från tredje land till personuppgifter inte uteslutas. För att säkerställa adekvat skyddsnivå för personuppgifter har Vikan accepterat Salesforce, Inc.s standardtillägg för databehandling, vilket innefattar EU:s standardavtalsklausuler samt bindande företagsbestämmelser (Binding Corporate Rules, BCR). Salesforce behandlar dina personuppgifter uteslutande för vår räkning och i överensstämmelse med våra instruktioner inom ramen för databehandlingsavtalet. De EU-standardavtalsklausuler som tillämpas finns tillgängliga på EU:s språk på webbadressen https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32021D0914. Salesforce BCR kan nås via https://www.salesforce.com/company/legal/privacy/.

Dina personuppgifter raderas i allmänhet när de inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlades in. Specifika lagringsperioder anges ovan under avsnitt 2 och 3. Personuppgifterna kan dock behandlas och lagras under längre tid än så, om vi är skyldiga enligt lag att göra det.

Personuppgifter som ingår i bokföringsinformation lagras i upp till tio år från slutet av det räkenskapsår som bokföringen avser.

C. Dina rättigheter

Du kan när som helst och utan kostnad åberopa nedanstående rättigheter gentemot Vikan.

Om du åberopar rättigheter som registrerad måste vi kontrollera din identitet och kan vid behov begära ytterligare information eller förtydliganden. Vi kan begära denna ytterligare information för att kunna identifiera de personuppgifter som rör dig och tillhandahålla dem till dig. Vidare måste vi säkerställa att vi inte kränker andra användares rättigheter när vi lämnar ut personuppgifter.

Vi svarar på din hänvändelse så snart som möjligt, dock senast inom en månad.

För att åberopa dina rättigheter som registrerad, kontakta Vikan på privacyprotection@vikan.com.

1. Rätt till information

Du har rätt att av oss få bekräftelse av huruvida, och i så fall vilka, personuppgifter som rör dig som behandlas samt till vilka tredje parter inom och utanför EU sådana personuppgifter har lämnats ut. Dessutom har du rätt att få en kopia av dina personuppgifter som har behandlats av oss.

2. Rätt till rättelse

Du har rätt att begära att vi rättar felaktiga eller ofullständiga personuppgifter som rör dig.

3. Rätt till radering

Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas, om kraven i artikel 17 i GDPR är uppfyllda. Du kan således begära att dina personuppgifter raderas, till exempel om de inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in. Dessutom kan du begära radering om vi behandlar dina uppgifter på grundval av ditt samtycke och du återkallar detta samtycke.

4. Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter, om kraven i artikel 18 i GDPR är uppfyllda. Detta är till exempel fallet om du bestrider riktigheten av dina personuppgifter. I sådana fall kan du begära att behandlingen begränsas tills riktigheten av dina personuppgifter har kontrollerats.

5. Rätt att göra invändningar

Du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter:

• Om behandlingen sker för direktmarknadsföringsändamål, inklusive profilering för direktmarknadsföringsändamål, utan att ange skäl.

• Om behandlingen (inklusive profilering) är baserad på vårt eller tredje parts berättigade intresse (GDPR artikel 6, punkt 1 (f)) och vi inte kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen, vilka väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter, eller om behandlingen sker för åberopande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk. Om du gör en sådan invändning ombeds du meddela oss dina skäl för att invända mot personuppgiftsbehandlingen.

6. Rätt till dataportabilitet

Förutsatt att personuppgiftsbehandlingen är baserad på samtycke eller på fullgörande av avtal, och att den utförs med automatiserad behandling, har du rätt att få del av dina personuppgifter i strukturerat, vanligt förekommande och maskinläsbart format, samt att vidarebefordra dem till annan personuppgiftsansvarig. Dessutom har du rätt att begära att personuppgifterna vidarebefordras direkt från oss till en annan personuppgiftsansvarig.

7. Rätt att återkalla samtycke

Om databehandlingen är baserad på samtycke har du rätt att när som helst kostnadsfritt återkalla ditt samtycke rörande framtida åtgärder genom att skicka ett e-postmeddelande till privacyprotection@vikan.com.

Rätten att när som helst återkalla samtycke påverkar inte lagligheten av behandling på grundval av samtycket, innan detta återkallades.

8. Rätt att anföra klagomål

Du har också rätt att anföra klagomål hos övervakande myndighet eller annan kompetent dataskyddsmyndighet rörande behandlingen av dina personuppgifter. Det kan vara dataskyddsmyndigheten i ditt hemland eller den danska dataskyddsmyndigheten, eftersom Vikan är registrerat i Danmark.

Kontaktuppgifterna till den danska dataskyddsmyndigheten finns på dess webbplats: https://www.datatilsynet.dk.

En förteckning över alla dataskyddsmyndigheter i Europeiska unionen och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet finns här: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.

***

Version 2026, som ersätter april 2021, version 2.0